Le dossier de location réunit les pièces justificatives qu'un candidat locataire remet au propriétaire pour établir quatre choses : son identité, son domicile, sa situation professionnelle et ses ressources. Depuis le décret du 5 novembre 2015, cette liste est limitative, et réclamer un document qui n'y figure pas est sanctionné.
Les quatre familles de pièces
- Un justificatif d'identité en cours de validité, un justificatif de domicile, un document attestant l'activité professionnelle, un ou plusieurs justificatifs de ressources.
- Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste : tout ce qui n'y est pas ne peut pas être demandé, ni en original ni en copie.
- Exiger une pièce interdite expose à une amende administrative pouvant atteindre 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale.
- Le garant remet les mêmes documents que le futur locataire, sans supplément possible.
Quels documents pour un dossier de location ?
Un dossier complet tient en quatre blocs, et l'ordre dans lequel vous les présentez compte autant que leur contenu. Le premier regroupe les justificatifs d'identité : carte nationale d'identité française ou étrangère, passeport, permis de conduire, titre de séjour ou carte de résident. Une seule de ces pièces suffit, à condition qu'elle soit en cours de validité et lisible.
Le deuxième bloc établit le domicile actuel. Les trois dernières quittances de loyer sont la forme la plus courante, mais une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges fait le même office. Un propriétaire occupant présentera son dernier avis de taxe foncière ou son titre de propriété ; une personne hébergée, une attestation d'hébergement accompagnée de la pièce d'identité de l'hébergeant. Les droits et obligations du locataire commencent d'ailleurs à cette étape : un dossier incomplet se voit refuser sans explication, un dossier surchargé de pièces non réclamées ne vaut pas mieux.
Le troisième bloc décrit la situation professionnelle : contrat de travail ou de stage, attestation de l'employeur de moins de trois mois, carte professionnelle pour une profession libérale, copie du certificat d'identification de l'INSEE pour un travailleur indépendant. Le quatrième, enfin, prouve les ressources : bulletins de salaire, bilans comptables, avis d'imposition, justificatif de versement des prestations sociales.
La constitution du dossier prend moins de temps qu'on ne l'imagine : deux heures suffisent pour une recherche d'appartement sérieuse, à condition de s'y prendre une fois pour toutes. Une pièce demandée au dernier moment, un extrait de document illisible ou un numéro de téléphone erroné coûtent une visite, parfois deux. Sur un marché tendu, un appartement se décide en quelques heures, et le candidat disponible avec un dossier complet passe devant celui qui promet de l'envoyer le soir même.
Une liste limitative fixée par la loi ALUR
Avant 2014, chaque propriétaire composait sa propre liste, et les candidats à la location appartement fournissaient à peu près tout ce qu'on leur demandait. La loi ALUR du 24 mars 2014 a modifié l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 pour renverser le principe : le bailleur ne peut réclamer que ce qu'un décret autorise. Ce décret, numéroté 2015-1437, est paru le 5 novembre 2015 et n'a pas changé de structure depuis.
Il s'applique de la même façon à la location maison, au studio et à la colocation, que le logement soit proposé par une agence immobilière ou directement par un particulier. Louer sans agence ne réduit ni n'étend la liste : un propriétaire bailleur qui gère seul son bien est soumis au même texte que le professionnel titulaire d'une carte professionnelle. Le service public a publié la liste sous forme de notice remise au candidat locataire, ce qui permet de la présenter sans s'en remettre à l'interprétation de chacun.
Le texte vaut pour tout logement situé en France, qu'il s'agisse d'un appartement dans un immeuble collectif, d'une maison individuelle ou d'une chambre en colocation. Une entreprise qui loue un logement de fonction à un salarié y est soumise comme un particulier, et le bail conclu par une personne morale de droit privé n'ouvre aucun champ dérogatoire. Ce cadre français est public : la notice est disponible en ligne et peut être imprimée pour informer de bonne foi celui qui loue.
La loi ELAN du 23 novembre 2018 a ajouté la sanction qui manquait. Le préfet peut désormais prononcer une amende administrative contre le bailleur qui exige une pièce hors liste : jusqu'à 3 000 euros s'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 15 000 euros pour une personne morale, société civile immobilière comprise. Le refus fondé sur l'origine, la situation de famille ou l'apparence relève lui d'un autre registre, le délit de discrimination, puni par l'article 225-2 du code pénal de trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.
Les pièces qu'un propriétaire n'a pas le droit de réclamer
La liste des interdits est précise, et c'est elle qui surprend le plus les deux parties. Un propriétaire ne peut pas demander une photographie d'identité séparée, une carte d'assuré social, une copie de relevé de compte bancaire, une attestation de bonne tenue de compte, une attestation d'absence de crédit en cours ni une autorisation de prélèvement automatique. Il ne peut pas non plus exiger la remise, sur un compte bloqué, de biens, de valeurs ou d'une somme d'argent en garantie.
| Ce que le propriétaire peut demander | Ce qu'il ne peut pas demander |
|---|---|
| Carte d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour | Photographie d'identité isolée, carte d'assuré social |
| Trois dernières quittances de loyer ou attestation du précédent bailleur | Copie de relevé de compte, attestation de bonne tenue de compte |
| Contrat de travail ou de stage, attestation de l'employeur | Extrait de casier judiciaire, dossier médical personnel |
| Trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans au maximum | Un troisième bilan, une attestation d'absence de crédit en cours |
| Dernier ou avant-dernier avis d'imposition, dernier avis de taxe foncière | Contrat de mariage, certificat de concubinage, chèque de réservation |
Un jugement de divorce échappe à l'interdiction sur un point unique : le paragraphe du dispositif, celui qui commence par « Par ces motifs ». Le reste de la décision ne regarde pas le bailleur. Quant aux informations bancaires, la confusion est fréquente : le relevé de compte est interdit, alors que le relevé d'identité bancaire demandé après la signature, pour mettre en place le versement du loyer, relève de l'exécution du bail et non de la sélection du dossier locataire.
Côté conservation, la CNIL recommande de détruire les dossiers des candidats non retenus dès la fin de la sélection. Un propriétaire qui garde pendant des mois les justificatifs d'identité et les bulletins de salaire de vingt candidats détient un fichier de données sensibles sans base légale solide.
Salarié, indépendant, étudiant : ce qui change dans les ressources
Le socle est identique pour tous, mais le quatrième bloc varie selon l'activité. Un salarié joint ses trois derniers bulletins de salaire et, s'il le souhaite, son dernier avis d'imposition. Le contrat de travail ou une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération complète la démonstration ; une période d'essai ne rend pas le dossier irrecevable, elle rend simplement le garant plus utile.
Un travailleur indépendant remet la copie du certificat d'identification de l'INSEE comportant son numéro SIREN, ainsi que ses deux derniers bilans. Le décret plafonne ce nombre : réclamer un troisième exercice sort de la liste. Une profession libérale réglementée y ajoute sa carte professionnelle, qui atteste l'exercice plutôt que le revenu.
Un étudiant présente son avis d'attribution de bourse ou son certificat de scolarité, et s'appuie le plus souvent sur la caution de ses parents. Un allocataire fournit un justificatif de versement des prestations sociales des trois derniers mois, délivré par l'organisme payeur. Un retraité ou un rentier joint ses justificatifs de pension, ses revenus fonciers ou le titre de propriété d'un bien immobilier. Dans tous les cas, la copie suffit : le décret ne distingue pas l'original de sa reproduction.
Reste l'usage, qui n'est pas une règle de droit : beaucoup de bailleurs écartent les candidatures dont le loyer dépasse le tiers des revenus nets. Aucun texte n'impose ce ratio, aucun ne l'interdit non plus. Le connaître aide à comprendre un refus et à savoir quand un garant devient indispensable ; une estimation du juste loyer donne d'ailleurs le même ordre de grandeur, vue du côté de celui qui loue.
Le garant constitue son propre dossier
La personne qui se porte caution remet exactement les mêmes documents que le futur locataire : identité, domicile, activité, ressources. Un propriétaire ne peut donc pas exiger d'elle une pièce qu'il n'aurait pas le droit de demander au candidat lui-même, ce qui écarte l'attestation de bonne tenue de compte et l'engagement sur un compte bloqué, régulièrement réclamés hors de tout fondement. Une agence exige parfois un document comportant l'adresse complète, numéro et nom de rue, afin de vérifier la concordance avec le justificatif de domicile : la demande est nécessaire et légitime, tant que la pièce reste dans la liste autorisée. À défaut de garant personne physique, le visa obtenu en ligne joue le même rôle rassurant.
Quand aucun proche ne peut se porter garant, la garantie Visale prend le relais. Ce cautionnement est proposé par Action Logement, il est gratuit pour le locataire comme pour le bailleur, et il couvre les loyers impayés pendant la durée du bail dans la limite fixée par le dispositif. L'obtention se fait en ligne, avant la visite si possible, car le numéro de visa rassure davantage qu'une promesse. Les autres solutions de caution pour un locataire reposent sur des organismes privés, souvent payants et parfois assortis d'une sélection plus stricte que celle du propriétaire.
Une limite mérite d'être connue : un bailleur qui a souscrit une assurance contre les loyers impayés ne peut pas, en plus, demander une caution. L'exception concerne le logement loué à un étudiant ou à un apprenti, pour lequel le cumul reste autorisé.
Préparer votre dossier avec DossierFacile
Préparer le dossier avant la première visite change la nature de l'échange : le candidat qui tend un dossier complet obtient une réponse là où un autre demande un délai. Le service public gratuit DossierFacile, accessible sur dossierfacile.logement.gouv.fr, a été conçu pour cela. Chaque pièce déposée est vérifiée par une équipe, le dossier reçoit un filigrane qui limite les réutilisations frauduleuses, et il se partage par un simple lien.
L'outil guide le dépôt champ par champ : un champ laissé vide bloque la validation, ce qui évite le dossier envoyé avec une photo manquante ou une pièce périmée. L'espace personnel reste accessible d'une recherche à l'autre, et la mise à jour d'une pièce s'effectue en quelques minutes. Cette démarche gratuite remplace avantageusement l'envoi de pièces jointes par courriel, où rien ne garantit que la transmission a bien été effectuée ni que le destinataire est celui qui loue réellement le logement.
Ce format numérique présente un autre avantage, moins évoqué : il oblige à ne fournir que les documents prévus. Un dossier assemblé à la main finit souvent par contenir une carte vitale scannée ou un relevé bancaire glissé « pour rassurer », c'est à dire précisément les pièces que le décret interdit. Sur un site d'annonces entre particuliers, ce lien unique évite aussi d'envoyer ses informations personnelles à des interlocuteurs non vérifiés, un réflexe utile quand on connaît les formes que prend une fausse annonce de location.
Trois vérifications avant l'envoi : les dates de validité, la lisibilité des copies, et la cohérence entre les montants annoncés et les justificatifs joints. Un écart entre le revenu déclaré dans le message de candidature et les bulletins transmis coûte plus cher qu'un revenu modeste assumé.
Questions fréquentes sur le dossier de location
Comment constituer un dossier locatif rapidement ?
Rassemblez d'abord les quatre pièces incontournables : une pièce d'identité valide, un justificatif de domicile, un document attestant l'activité professionnelle et les trois derniers bulletins de salaire. Ce socle permet de répondre à une annonce immobilière le jour même. Les compléments, avis d'imposition et documents du garant, s'ajoutent ensuite sans bloquer la candidature.
Quelles pièces pour un futur locataire étranger ?
Un titre de séjour, une carte de résident ou un passeport tient lieu de justificatif d'identité, au même titre qu'une carte nationale française. Le décret place explicitement la carte d'identité étrangère dans la liste autorisée. Exiger une pièce supplémentaire au motif de la nationalité relève de la discrimination et non de la prudence.
Un propriétaire peut-il refuser un dossier sans motif ?
Le choix du locataire reste libre, et aucune obligation de motivation n'existe. Cette liberté s'arrête aux critères interdits par la loi : origine, sexe, situation de famille, état de santé, âge, orientation ou apparence physique. Un candidat écarté peut saisir le Défenseur des droits, qui instruit gratuitement ce type de demande.
Faut-il fournir les originaux des documents ?
Non, la copie est admise pour l'ensemble des justificatifs. Confier un original expose à une perte sans contrepartie, alors que rien n'oblige le candidat à s'en séparer. La version numérique vérifiée d'un service comme DossierFacile a la même valeur qu'une photocopie remise en main propre.
Après l'accord : assurance, dépôt et signature
Le dossier accepté ouvre une nouvelle série de documents, souvent confondue avec la première. L'attestation d'assurance habitation, obligatoire avant la remise des clés, ne fait pas partie des pièces de sélection : elle se fournit une fois le logement attribué. Il en va de même pour le versement du dépôt de garantie, dont le montant obéit à des règles précises selon que la location est vide ou meublée.
Un point de vigilance mérite également d'être clair : les charges locatives annoncées dans l'annonce doivent correspondre à celles du bail. Une charge sous-évaluée se rattrape à la régularisation annuelle, sans indemnité pour le locataire surpris. De même, un prêt ou une aide au logement se demande dès la signature, car le versement rétroagit rarement au delà du mois de la demande. Un critère simple aide à trancher : ce qui n'est pas clairement écrit dans le bail n'engage personne.
Vient ensuite la lecture attentive des clauses du contrat de bail, puis l'état des lieux d'entrée, qui protège autant le locataire que le bailleur. Conserver une copie de chaque document remis pendant la candidature, avec la date d'envoi, garde une trace utile en cas de désaccord ultérieur sur ce qui a été demandé et sur ce qui a été fourni.
